Klientenakte
Stammdaten, Rechtliches, Gesundheit, Helfersystem, Termine, Dokumentation und Protokoll an einem Ort. Mehr erfahren →
Fachanwendung für stationäre Jugendhilfe
Was im Dienst passiert, steht abends nachweisbar in der Akte.
JuBase ist Fachsoftware für Wohngruppen und kleine Träger: Klientenakte, Tagesdokumentation, Dienstplanung, Übergabe, Vorkommnisse und Datenschutznachweise, ohne die überladene Komplettsoftware, die niemand bedienen will.
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1 – 5Wohngruppen
6 – 60junge Menschen
5 – 80Mitarbeitende
DE · EUisolierter Betrieb
Gebaut für den Alltag in der Wohngruppe, nicht für die Trägerzentrale.
JuBase richtet sich an stationäre Jugendhilfeeinrichtungen, Wohngruppen und kleine Träger, die Tagesdoku, Dienstplanung, Gruppenbuch, Klientenakte, Vorkommnisse und Datenschutznachweise sauber digital führen wollen, ohne ein großes ERP-System einzuführen.
Der Fokus liegt bewusst nicht auf Lohnabrechnung, Finanzbuchhaltung oder großer Trägerverwaltung, sondern auf den Abläufen, die im Dienst wirklich gebraucht werden. Der Betrieb auf einem eigenen JuBase-Server ist im Preis enthalten.
Alles, was kleine Teams für eine saubere Dokumentation brauchen.
Die Kernfunktionen sind auf ein Ziel ausgerichtet: weniger Sucherei, bessere Übergaben, prüfbare Nachweise.
Tagesdokumentation
Ein strukturierter Tagesbogen je Kind und Tag, inklusive Korrekturen und begründeten Ausnahmen. Mehr erfahren →
Dienst- & Schichtplanung
Schichten, Besetzungen, Verfügbarkeiten und Ausfälle direkt im Team abstimmen, praxisnah und ohne Tabellenchaos. Mehr erfahren →
Übergabe mit Lesebestätigung
Offene Punkte, fehlende Tagesdokus und wer die Schicht übernommen hat: nachvollziehbar dokumentiert. Mehr erfahren →
Alltag und Ereignisse
Gruppenbuch
Ereignisse, Beobachtungen, Schichtbezug und Vorkommnisse nachvollziehbar dokumentiert. Mehr erfahren →
Vorkommnisse
Kritische Ereignisse mit Meldeketten, Fristen, Nachbereitung und revisionssicherem Verlauf. Mehr erfahren →
Aufgaben & Wiedervorlagen
Zuständigkeiten und Fristen bleiben sichtbar statt in Zetteln oder Chats. Mehr erfahren →
Abwesenheiten & Heimfahrten
Beurlaubung, Heimfahrt, Klinik und Rückkehr als eigene Vorgänge, mit Rückkehrvermerk. Mehr erfahren →
Umgangsprotokoll
Termine, Verlauf und Besonderheiten strukturiert statt nur Kalendernotiz. Mehr erfahren →
Notfallblatt je Kind
Allergien, Medikation, Fluchtneigung und Ansprechpartner, druckbar für den Nachtdienst. Mehr erfahren →
Verwaltung und Nachweise
Taschengeld & Bekleidungsgeld
Barbetrag nach § 39 SGB VIII als Kontobuch, nichts wird gelöscht. Mehr erfahren →
Hilfeplan-Vorbereitung
Ziele, Entwicklungen und Verlaufsnotizen für das Gespräch gebündelt. Mehr erfahren →
Berichte
Monats- und Verlaufsberichte aus vorhandener Dokumentation. Mehr erfahren →
Dateiablage je Klient
Beschlüsse, Hilfepläne, Atteste, mit Rollenrechten und Protokoll. Mehr erfahren →
Betroffenenrechte
Auskunft, Verarbeitungseinschränkung und kryptografische Vernichtung nachvollziehbar. Mehr erfahren →
Revisionssicheres Protokoll
Lückenlose Nachweise für Träger und Behörden ohne nachträgliche Manipulationen. Mehr erfahren →
Vom Dienstbeginn bis zur nächsten Übergabe.
- 01
Überblick
Dienstplan, offene Tagesdokus, Termine, überfällige Rückkehren und Wiedervorlagen stehen direkt auf der Startseite.
- 02
Dokumentieren
Einträge entstehen dort, wo sie fachlich hingehören: Dienstplan, Tagesbogen, Gruppenbuch oder Klientenakte.
- 03
Nachhalten
Fristen, Meldeketten und Aufgaben bleiben offen, bis sie begründet abgeschlossen sind.
- 04
Übergeben
Die nächste Schicht bekommt einen belastbaren Stand, nicht nur mündliche Hinweise.
Sicherheit und Datenschutz
Gebaut für Daten, die niemanden etwas angehen.
Akten in der Jugendhilfe enthalten Gesundheitsdaten, Gerichtsbeschlüsse und Familiengeschichten. JuBase trennt Fachanwendung und Technik, prüft jeden Zugriff zweifach und schreibt mit, wer was gesehen hat.
Eigener Server
Keine gemeinsame Datenbank mit anderen Einrichtungen. Hosting und Betrieb sind enthalten.
Zwei-Tor-Prinzip
Erst die Rolle, dann der Fallbezug. Wer nicht zuständig ist, sieht die Akte nicht.
Zweiter Faktor
Pflicht für alle Fachzugänge, mit Notausgang für ein verlorenes Telefon.
Zugriffsprotokoll
Lesen, Schreiben, Exportieren und Vernichten bleiben in einer verketteten Historie.
Verschlüsselung
Sensible Felder liegen nicht im Klartext. Die Vernichtung einer Akte vernichtet ihren Schlüssel. Wie das technisch funktioniert →
Keine E-Mail-Pflicht
Die fachliche Arbeit funktioniert ohne unverschlüsselte Mailinhalte.
Schlank, aber nicht beliebig.
JuBase passt, wenn Sie …
- eine kleine oder mittlere Wohngruppe digitalisieren wollen
- Dienstplanung, Doku und Übergabe an einem Ort brauchen
- Datenschutz und Nachvollziehbarkeit ernst nehmen
- keine schwere Komplettsoftware einführen möchten
JuBase ersetzt nicht …
- Lohn- und Finanzbuchhaltung
- konzernweite ERP- & Abrechnungssysteme
- Kostenträger-Abrechnung als ERP-Modul
- ein vollständiges Träger-Controlling
Kriterien zum Vergleich verschiedener Jugendhilfe-Software → · Checkliste: Wohngruppe digitalisieren →
Planbare Kosten für kleine Einrichtungen.
Ein fester Einrichtungspreis ist für kleine Teams einfacher als Nutzerlizenzen, und der eigene Server ist immer enthalten.
Einführungspreis
Kleines Haus
Bis 15 junge Menschen und 10 Mitarbeitende.
99 EUR netto / Monat
für 6 Monate · inklusive eigenem Server
- danach 149 EUR netto / Monat
- Setup regulär 199 EUR
- Setup in der Pilotphase kostenlos
Empfohlen
Einführungspreis
Team
Bis 30 junge Menschen und mehrere Gruppen.
199 EUR netto / Monat
für 6 Monate · inklusive eigenem Server
- danach 249 EUR netto / Monat
- Setup regulär 299 EUR
- Setup in der Pilotphase kostenlos
Einführungspreis
Träger kompakt
Bis 60 junge Menschen, mehrere Standorte nach Absprache.
299 EUR netto / Monat
für 6 Monate · inklusive eigenem Server
- danach 399 EUR netto / Monat
- Setup regulär 399 EUR
- Setup in der Pilotphase kostenlos
Die Einführungspreise gelten für die ersten sechs Monate der ersten Pilotkunden. Das Setup ist in der Pilotphase kostenlos; regulär beginnt es ab 199 EUR netto je Einrichtung. Hosting und Betrieb auf einem eigenen JuBase-Server sind enthalten. Datenübernahme und zusätzliche Schulung werden bei Bedarf separat angeboten. Alle Preise netto zzgl. USt.
Was am häufigsten gefragt wird.
Ist JuBase für große Träger gedacht?
Nein. JuBase ist bewusst auf kleine bis mittlere Einrichtungen ausgerichtet, die eine sichere Dokumentationslösung suchen.
Kann jede Einrichtung getrennt betrieben werden?
Ja. JuBase ist auf getrennte Umgebungen je Einrichtung ausgelegt. Der eigene JuBase-Server ist im Monatspreis enthalten.
Müssen wir selbst einen Server bereitstellen?
Nein. Hosting und Betrieb auf einem eigenen JuBase-Server sind im Preis enthalten.
Gibt es eine E-Mail-Funktion?
Fachliche Kernprozesse sind ohne E-Mail ausgelegt. Das reduziert Datenschutzrisiken und vermeidet sensible Inhalte in Postfächern.
Ist JuBase DSGVO-konform?
JuBase ist auf die besonderen Schutzanforderungen von Jugendhilfeakten ausgelegt: eigener Server je Einrichtung, Rollen- und Fallbezug vor jedem Zugriff, Pflicht zum zweiten Faktor und ein lückenloses Zugriffsprotokoll. Eine Rechtsberatung zur eigenen Verantwortlichkeit ersetzt das nicht.
Wie ist die Klientenakte verschlüsselt?
Sensible Felder liegen nicht im Klartext in der Datenbank. Jede Akte hat einen eigenen Schlüssel; wird die Akte vernichtet, wird auch ihr Schlüssel unwiederbringlich gelöscht.
Was kostet JuBase für eine kleine Wohngruppe?
Der Einführungspreis für ein kleines Haus mit bis zu 15 jungen Menschen liegt bei 99 Euro netto im Monat für die ersten sechs Monate, inklusive eigenem Server. Details stehen im Abschnitt Preise.
Kann man von einer anderen Jugendhilfe-Software zu JuBase wechseln?
Ja. Datenübernahme aus einer bestehenden Lösung sowie zusätzliche Schulung werden bei Bedarf separat angeboten und individuell abgestimmt.
Nächster Schritt
Pilot mit einer Wohngruppe planen.
Sinnvoll ist ein Start mit einer Gruppe, klaren Rollen, echten Übergaben und wenigen sauber definierten Berichten. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch oder einen Rückruftermin.
oder direkt schreiben: info@jubase.info