Digitale Aktenablage in der Jugendhilfe: Rollenrechte und Aufbewahrung
Neben der laufenden Dokumentation sammeln sich in jeder Klientenakte Dokumente an: Beschlüsse, Hilfepläne, ärztliche Atteste, Schulzeugnisse. Wo diese Dokumente liegen und wer sie sehen kann, ist eine der unterschätzten Fragen der Aktenführung.
Was in die Ablage gehört
- Gerichtliche und behördliche Beschlüsse
- Hilfepläne und deren Fortschreibungen
- Ärztliche Atteste und Befunde
- Schulische Unterlagen, sofern relevant für die Hilfe
Rollenrechte statt ein Ordner für alle
Ein gemeinsamer Netzwerkordner, auf den das ganze Team Zugriff hat, ist bequem und genau deshalb problematisch: er unterscheidet nicht zwischen Personen mit Fallbezug und Personen ohne. Eine Ablage, die Zugriff nach Rolle und Zuständigkeit staffelt, verkleinert den Kreis derer, die ein sensibles Dokument überhaupt öffnen können.
Protokoll bei jedem Zugriff
Wer ein Dokument geöffnet, heruntergeladen oder gelöscht hat, sollte nachvollziehbar sein, nicht nur für den Ernstfall einer Prüfung, sondern auch, um im Alltag zu erkennen, ob ein Dokument aktuell in Bearbeitung ist.
Wie JuBase das löst
In JuBase liegt die Dateiablage je Klient: Beschlüsse, Hilfepläne und Atteste mit Rollenrechten statt offenem Zugriff, und jeder Zugriff bleibt im Protokoll nachvollziehbar.