Klientenakte
Stammdaten, Rechtliches, Gesundheit, Helfersystem, Termine, Dokumentation und Protokoll an einem Ort.
Fachanwendung für kleine und mittlere Jugendhilfeeinrichtungen
JuBase Jugendhilfe-Software
Software für Jugendhilfe-Dokumentation, klare Übergaben und nachvollziehbare Vorkommnisse für Wohngruppen, die keine überladene Komplettsoftware brauchen.
Eigene Instanz pro Einrichtung
2FA und Rollenrechte
Verschlüsselung und Audit-Log
Positionierung
Dokumentation für den Alltag in der Wohngruppe.
JuBase richtet sich an stationäre Jugendhilfeeinrichtungen, Wohngruppen und kleine Träger, die Tagesdoku, Gruppenbuch, Klientenakte, Vorkommnisse und Datenschutznachweise sauber digital führen wollen, ohne ein großes ERP-System einzuführen.
Der Fokus liegt bewusst nicht auf Lohnabrechnung, Finanzbuchhaltung oder großer Trägerverwaltung, sondern auf den Abläufen, die im Dienst wirklich gebraucht werden.
Einsatzbereich
Fachsoftware für stationäre Jugendhilfe, Wohngruppen und kleine Träger.
JuBase bündelt digitale Jugendhilfe-Dokumentation, Klientenakte, Tagesdokumentation, Gruppenbuch, Übergabe, Vorkommnisse, Aufgaben und Nachweise in einer schlanken Anwendung.
Software für stationäre Jugendhilfe
digitale Klientenakte
Tagesdokumentation Wohngruppe
Gruppenbuch und Übergabe
Vorkommnisse und Meldeketten
Datenschutz-Nachweise
1-5
Wohngruppen
6-60
junge Menschen
5-80
Mitarbeitende
DE/EU
isolierter Betrieb
Funktionen
Alles, was kleine Teams für eine saubere Dokumentation brauchen.
Bestehende Kernfunktionen und die nächsten Ausbauschritte sind auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet: weniger Sucherei, bessere Übergaben, prüfbare Nachweise.
Tagesdokumentation
Ein strukturierter Tagesbogen je Kind und Tag, inklusive Korrekturen und begründeten Ausnahmen.
Gruppenbuch
Ereignisse, Beobachtungen, Schichtbezug und Vorkommnisse werden nachvollziehbar dokumentiert.
Vorkommnisse
Kritische Ereignisse mit Meldeketten, Fristen, Nachbereitung und revisionssicherem Verlauf.
Aufgaben und Wiedervorlagen
Offene Punkte, Zuständigkeiten und Fristen bleiben im System sichtbar statt in Zetteln oder Chats.
Übergabe mit Lesebestätigung
Schichtübergaben zeigen offene Punkte, fehlende Tagesdokus und wer die Übergabe übernommen hat.
Vorlagen und Textbausteine
Wiederkehrende Einträge schneller schreiben, ohne fachliche Qualität oder Nachvollziehbarkeit zu verlieren.
Hilfeplan-Vorbereitung
Ziele, Entwicklungen, relevante Ereignisse und Verlaufsnotizen werden für Hilfeplangespräche gebündelt.
Monats- und Verlaufsberichte
Einfache Berichte aus vorhandener Dokumentation, damit Teams nicht alles erneut zusammentragen müssen.
Dateiablage pro Klient
Beschlüsse, Hilfepläne, Atteste und Unterlagen kontextbezogen ablegen, mit Rollenrechten und Audit.
Abwesenheiten und Heimfahrten
Beurlaubung, Heimfahrt, Klinik, abgängig und Rückkehr als eigene Vorgänge statt nur als Freitext.
Betroffenenrechte
Anfragen, Fristen, Exporte, Verarbeitungseinschränkung und kryptografische Vernichtung werden nachvollziehbar geführt.
Arbeitsfluss
Vom Dienstbeginn bis zur nächsten Übergabe.
01
Überblick
Offene Tagesdokus, Termine, Vorkommnisse und Wiedervorlagen werden direkt sichtbar.
02
Dokumentieren
Einträge entstehen dort, wo sie fachlich hingehören: Tagesbogen, Gruppenbuch oder Klientenakte.
03
Nachhalten
Fristen, Meldeketten und Aufgaben bleiben offen, bis sie begründet abgeschlossen sind.
04
Übergeben
Die nächste Schicht bekommt einen belastbaren Stand, nicht nur mündliche Hinweise.
Sicherheit und Datenschutz
Gebaut für sensible Sozialdaten.
JuBase trennt Fachanwendung und Technik, nutzt Rollenrechte, Audit-Logging und Verschlüsselung und wird für jede Einrichtung isoliert betrieben.
Eigene InstanzKeine gemeinsame Datenbank mit anderen Einrichtungen.
Zweiter FaktorMFA für Fachrollen und Leitung vorgesehen.
Audit-LogLesen, Schreiben, Exportieren und Vernichten bleiben nachvollziehbar.
VerschlüsselungSensible Felder werden nicht als Klartext in der Datenbank abgelegt.
Keine E-Mail-PflichtFachliche Arbeit funktioniert ohne unverschlüsselte Mailinhalte.
Abgrenzung
Schlank, aber nicht beliebig.
JuBase passt, wenn Sie...
- eine kleine oder mittlere Wohngruppe digitalisieren wollen
- Dokumentation und Übergabe verbessern müssen
- Datenschutz und Nachvollziehbarkeit ernst nehmen
- keine schwere Komplettsoftware einführen möchten
JuBase ersetzt nicht...
- Lohn- und Finanzbuchhaltung
- komplexe Dienstplanung großer Träger
- Kostenträger-Abrechnung als ERP-Modul
- ein vollständiges Träger-Controlling
Preise
Planbare Kosten für kleine Einrichtungen.
Ein fester Einrichtungspreis ist für kleine Teams oft einfacher als Nutzerlizenzen.
Kleines Haus
Bis 15 junge Menschen und 10 Mitarbeitende.
99 EUR netto / Monat für 6 Monate danach 149 EUR netto / Monat · Setup regulär 199 EUR Setup in der Pilotphase kostenlosTeam
Bis 30 junge Menschen und mehrere Gruppen.
199 EUR netto / Monat für 6 Monate danach 249 EUR netto / Monat · Setup regulär 299 EUR Setup in der Pilotphase kostenlosTräger kompakt
Bis 60 junge Menschen, mehrere Standorte nach Absprache.
299 EUR netto / Monat für 6 Monate danach 399 EUR netto / Monat · Setup regulär 399 EUR Setup in der Pilotphase kostenlosDie Einführungspreise gelten für die ersten 6 Monate der ersten Pilotkunden. Das Setup ist in der Pilotphase kostenlos; regulär beginnt es ab 199 EUR netto je Einrichtung. Datenübernahme und zusätzliche Schulung werden bei Bedarf separat angeboten.
Fragen
Ist JuBase für große Träger gedacht?
Nein. JuBase ist bewusst auf kleine bis mittlere Einrichtungen ausgerichtet, die eine sichere Dokumentationslösung suchen.
Kann jede Einrichtung getrennt betrieben werden?
Ja. Das empfohlene Betriebsmodell ist eine eigene Instanz pro Einrichtung mit eigener Datenbank, eigenem Schlüssel und eigenen Backups.
Gibt es eine E-Mail-Funktion?
Fachliche Kernprozesse sind ohne E-Mail ausgelegt. Das reduziert Datenschutzrisiken und vermeidet sensible Inhalte in Postfächern.
Nächster Schritt
Pilot mit einer kleinen Einrichtung planen.
Sinnvoll ist ein Start mit einer Wohngruppe, klaren Rollen, echten Übergaben und wenigen sauber definierten Berichten.